MESSER COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM

Präambel
Mit dem Messer Compliance Management System (Messer CMS) haben wir ein Organisationskonzept implementiert, welches das Wertesystem von Messer beschreibt und dessen praktische Umsetzung sowie darauf bezogene Verantwortlichkeiten definiert. Das Organisationskonzept bezweckt, Verstöße gegen den Messer-Kodex schon im Vorfeld zu verhindern. Es stellt einen verbindlichen Handlungsrahmen zur Bewältigung von Interessenkonflikten und zur Einhaltung von geltenden Gesetzen, regulatorischen Vorschriften und die über- bzw. innerbetrieblichen Regelwerke in allen Geschäftsbereichen von Messer dar. Das Messer CMS wird von einem klaren Bekenntnis des Vorstandes, der Geschäftsführenden und Führungsverantwortlichen getragen und dient als Instrument, um Vertrauen zu unseren Kunden, Partnern, Mitarbeitenden sowie zu unseren Mitbewerbern, zu der Öffentlichkeit und zu den Medien zu schaffen.

Messer-Kodex
Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA hat die Grundsätze für das Organisationskonzept in einem Regelwerk („Messer-Kodex“) zusammengefasst. Der Messer-Kodex steht für eine aktive Corporate Governance und soll allen Mitarbeitenden unter Beachtung des Messer-Unternehmensleitbildes als Orientierungshilfe für ihre tägliche Arbeit dienen. Die Geschäftsführer haben durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden freien Zugang zu dem Messer-Kodex haben und darüber informiert sind, wo und wie der Messer-Kodex eingesehen werden kann.

Der Messer Code of Conduct ist das zentrale Dokument des Messer-Kodex. Er wird durch die Group Guidelines sowie die sonstigen gruppenweit oder lokal geltenden Richtlinien, Handbüchern und sonstigen internen Regelungen, ergänzt und konkretisiert. Der Messer Kodex berücksichtigt die Ergebnisse regelmäßiger Risikoanalysen zur Bestimmung von spezifischen Gefahren, denen das Unternehmen grundsätzlich ausgesetzt ist.

Unsere wichtigste Ressource zur Erreichung unserer Unternehmensziele besteht in der fachlichen Kompetenz und dem Unternehmergeist unserer Mitarbeitenden. Wir schätzen das Engagement und die Leidenschaft, mit der die Mitarbeitenden zum Unternehmenserfolg beitragen. Bei Ausübung ihrer Tätigkeit müssen die Mitarbeitenden die für sie maßgeblichen Gesetze und Regeln des Messer-Kodex befolgen.

Wir erwarten auch von unseren Geschäftspartnern, Kunden und sonstigen Parteien, mit denen Messer zusammenarbeitet, dass sie geltendes Recht und die Grundsätze des Messer-Kodex beachten.

Compliance Verantwortliche
Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA trägt die Verantwortung für die Überwachung des Messer Compliance Management Systems. Dieses Organisationskonzept ist für alle Geschäftsführenden, Führungsverantwortlichen und Mitarbeitenden von Messer verbindlich.

Die Geschäftsführer sind unter Beachtung geltender gesetzlicher Bestimmungen dafür verantwortlich, dieses Organisationskonzept in der eigenen Landesgesellschaft umzusetzen und dessen Beachtung sicherzustellen. Zur Unterstützung der Geschäftsführer sowie der Aufsichtsgremien hat der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA einen Chief Compliance Officer (CCO) bestimmt. Hinzukommen die von den Regionalleitern in Abstimmung mit den jeweiligen Landesgeschäftsführern ernannten Landes Compliance Officer (LCO). Ergänzt wird die Gruppe der Compliance Officer durch die zentralen Fachbereichsverantwortlichen im Corporate Office als sog. (fach-) bereichsbezogene Compliance Officer (BCO). Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA hat die Aufgaben, Rechte und Pflichten der Compliance Officer in einer Compliance Officer Richtlinie festgelegt.

Den Geschäftsführern, Führungskräften, dem CCO, den LCO’s und BCO’s kommt eine Vorbildfunktion zu. Von ihnen wird ein hohes Maß an sozialer und ethischer Kompetenz erwartet. Die Geschäftsführer und Führungskräfte haben ihr Handeln auf eine angemessene Organisation, Führung, Kommunikation, Auswahl, Aufsicht und Anleitung auszurichten. Darüber hinaus sind sie dem Schutz von Kunden, Mitarbeitenden und Umwelt verpflichtet. In diesem Zusammenhang ist ihr klares Bekenntnis zu sauberem, rechtskonformem Wirtschaften genauso unerlässlich wie rechtswidrige Praktiken zu verhindern und zu ahnden.

Risikoanalyse
Durch eine detaillierte Risikoanalyse unter Einbeziehung aller Landesgesellschaften und Zentralabteilungen sind potentielle Schwachpunkte innerhalb von Messer definiert worden.

Schulungsprogramm
Neben Präsenzschulungen, können Webinare und E-Learnings zu ausgewählten den Messer-Kodex betreffenden Themen durchgeführt werden. Die zentralen Fachabteilungen und die lokalen Geschäftsführungen und Fachabteilungen bestimmen grundsätzlich die Schulungsinhalte und die zu schulenden Mitarbeitenden. Sie übernehmen die Ausgestaltung und Durchführung der Schulungen, bei Bedarf unterstützt durch externe Dienstleister, und stellen deren ordnungsgemäße Dokumentation sicher. Der Vorstand der Messer SE & Co. KGaA kann Schulungen und Schulungsinhalte sowie den damit zu schuldenden Mitarbeiterkreis verbindlich vorgeben.

Berichtswesen und Auditierung
Durch die Group Guidelines, die weitgehend vereinheitlichten Satzungen, die Geschäftsordnungen für die Geschäftsführung der (Landes-) Gesellschaften, die Unterschriftenregelungen, die dem 4-Augen Prinzip folgen, und die einzelnen Vorgaben aus den Zentralbereichen sind diverse Sachverhalte einem definierten Genehmigungs- und Berichtswesen unterstellt.

Zudem werden in regelmäßigen Zusammenkünften auf lokaler oder regionaler Ebene oder in Fachbereichstreffen Themen diskutiert und abgestimmt, Erfahrungen und Informationen ausgetauscht und berichtet.

Die wesentlichen Prozessabläufe sind bei Messer definiert und oftmals zertifiziert (z.B. ISO, GMP).

Zur Einhaltung des Messer-Kodex wird auf die bereits bestehenden Organisationsstrukturen zurückgegriffen. Verantwortlich sind unmittelbar die einzelnen Fachabteilungen, die Regionalverantwortlichen und die Geschäftsführungsorgane. Damit wird die eigenverantwortliche Umsetzung und Einhaltung des Messer-Kodex für den jeweiligen Verantwortungsbereich sichergestellt.

In regelmäßigen Intervallen führt das Internal Audit unterstützt durch Corporate Legal und Corporate Compliance mehrtägige Revisionen in allen Landesgesellschaften durch. Dabei werden auch für den Messer-Kodex relevante Sachverhalte (z.B. Satzungen, Geschäftsordnungen, Unterschriftenregelungen, durchgeführte Schulungen, Beachtung des Berichtswesens etc.) einer näheren Prüfung unterzogen. Einzelne Fachabteilungen führen darüber hinaus detaillierte Audits (z.B. SHEQ, Medical, IT) durch. Feststellungen und Verbesserungsvorschläge werden in einem Bericht festgehalten, der dem Vorstand der Messer SE & Co. KGaA übergeben wird. Die Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen wird in einem zeitlich bestimmten Rahmen durch Anschlussaudits überprüft.

Alle drei Monate werden anhängige und angedrohte/anstehende Rechtsstreitigkeiten ab einem bestimmten Wert/Risiko zentral abgefragt und inhaltlich bzgl. Sachverhalt, Streitwert, Prozessstand, Prozessrisiko und ggf. zu bildender oder gebildeter Rückstellungen erfasst.

Die Geschäftsführer / LCOs und BCOs sind verpflichtet, den CCO über den Verdacht eines schwerwiegenden Verstoßes gegen den Messer-Kodex zu informieren. Alle für den Messer-Kodex relevanten Vorgänge innerhalb der jeweiligen Landesgesellschaft bzw. innerhalb des jeweiligen Fachbereichs müssen einmal jährlich im Rahmen eines Compliance-Berichtes bis spätestens zum 31. Januar für das vorangegangene Jahr an den CCO berichtet werden.

Der CCO berichtet dem Vorstand der Messer SE & Co. KGaA regelmäßig und auf Anfrage im Einzelfall über ihm gemeldete schwerwiegende Verstöße gegen den Messer-Kodex zeitnah, ansonsten einmal jährlich.

Einmal jährlich melden alle Landesgesellschaften und Zentralabteilungen an den VP Corporate Controlling relevante Sachverhalte für den Risikobericht. Dieser wird vom Vorstand der Messer SE & Co. KGaA diskutiert, der ggf. weitere daraus resultierende Maßnahmen beschließt. Der Aufsichtsrat von Messer erhält diesen und bei Bedarf weitergehende Erklärungen dazu zur Information.

Einmal jährlich fasst Messer alle Aktivitäten in einem Nachhaltigkeitsbericht zusammen und lässt diese im Rahmen der Global Reporting Inititative (GRI) zertifizieren.

Meldewesen bei Compliance Verstößen sowie begründeten Verdachtsfällen
Die Geschäftsführer und Führungskräfte müssen ihren Verantwortungsbereich dergestalt organisieren, dass ihnen Berichte der Mitarbeitenden über die Verletzung von geltendem Recht oder des Messer-Kodex („Compliance-Verstöße“) sowie begründete Verdachtsfälle jederzeit zugehen können, um eine umgehende Abhilfe sicherzustellen.

Die Richtlinie über Meldungen von und den Umgang mit Regelverstößen bei Messer beschreibt, wie Hinweise zu Regelverstößen bzw. zu Fehlverhalten gemeldet werden können und wie mit diesen umzugehen ist.

Es steht die Hinweisgeberplattform zur Verfügung: www.messer.ethicspoint.com 

Es steht die Hotline:  +49 800 447 1000 und eine eigene Email-Adresse: compliance@messergroup.com für Meldungen zur Verfügung.

Im Rahmen des Meldewesens ist ein Bericht zu erstellen, der die Reaktion auf festgestellte Compliance-Verstöße aufführt. Dazu gehört eine Beschreibung, wie der Vorfall untersucht wurde, die Festlegung der Konsequenzen des festgestellten Fehlverhaltens sowie die Entscheidung über das weitere Vorgehen.

Die Geschäftsführer haben durch geeignete Maßnahmen zu gewährleisten, dass alle Mitarbeitenden darüber informiert sind, wie und an wen Verstöße gegen den Messer-Kodex gemeldet werden sollen, einschließlich der öffentlichen Bekanntmachung der telefonischen Hotline und der Compliance-Emailadresse.

 

MESSER COMPLIANCE MANAGEMENT SYSTEM

Preamble
The Messer Compliance Management System (Messer CMS) is our organizational concept that describes the value system of Messer and its practical implementation, as well as defining related responsibilities. The organizational concept aims to prevent violations of the Messer Code in advance. It represents a binding framework for actions to handle conflicts of interest and to comply with applicable laws, regulatory provisions and external / internal operational rules in all business areas of Messer. The Messer CMS is supported by a clear commitment of the Management Board, the managing directors and management and serves as an instrument for creating trust with our customers, partners, employees, as well as competitors, the general public and the media.

Messer Code
The Management Board of Messer SE & Co. KGaA has summed up the principles of the organizational concept in a set of rules ("Messer Code"). The Messer Code stands for an active corporate governance and is intended to serve all employees as an orientation for their daily work in conformity with the Messer's corporate mission statement. The Managing Directors have to ensure through appropriate measures that all employees have free access to the Messer Code and are informed about where and how the Messer Code can be looked at.

The Messer Code of Conduct is the key document of the Messer Code. It is complemented and substantiated by the Group Guidelines and the other group-wide or locally applicable guidelines, manuals and other internal regulations. The Messer Code takes into account the results of regular risk analysis for the determination of specific risks, to which the company is generally exposed.

The professional competence and the entrepreneurial spirit of our employees form our most important resource to achieve our corporate objectives. We appreciate the commitment and the passion with which the employees contribute to the company's success. While exercising their activities, the employees must follow the relevant laws and the rules of the Messer Code.

We also expect from our business partners, customers and other parties, with whom Messer works, that they observe the applicable law and the principles of the Messer Code.

Compliance Officers
The Management Board of Messer SE & Co. KGaA is responsible for monitoring the Messer Compliance Management System. This organizational concept is binding for all Managing Directors, managers and employees of Messer.

In accordance with the applicable legal provisions, the Managing Directors are responsible for implementing this organisational concept in their own local company and for ensuring its compliance. For supporting the Managing Directors and the supervisory bodies, the Management Board of Messer SE & Co. KGaA has nominated a ChierCompliance Officer (CCO). There are also local Compliance Officers (LCOs), who are designated by the regional managers in agreement with the respective local Managing Directors. The group of compliance officers is complemented by the heads of departments in the corporate office, who deal with departments, as so-called department/area-related compliance officer (BCO). The Management Board of Messer SE & Co. KGaA has established the tasks, rights and duties of the compliance officers in compliance officer guidelines.

A model role is assigned to the Managing Directors, Managers, the CCO, the LCOs and BCOs. A high degree of social and ethical competence is expected of them. The Managing Directors and Managers have to orient their actions to an appropriate organisation, leadership, communication, selection, supervision and guidance. Furthermore, they are committed to the protection of customers, employees and the environment. In this context, their clear commitment to clean, legally compliant economies is just as essential as preventing and sanctioning illegal practices.

 

Risk analysis
Potential weak points within Messer have been defined through a detailed risk analysis, including all regional subsidiaries and Corporate departments.

Training program
In addition to classroom trainings, webinars and e-learnings can be arranged on selected topics concerning the Messer Code. The Corporate departments, and the local Management bodies and departments basically determine the training contents and the employees to be trained. They adopt the design and implementation of the trainings, if necessary, supported by outside service providers, and ensure their proper documentation. The Management Board of Messer SE & Co. KGaA can specify mandatory trainings and training contents, as well as the group of employees to be trained.

Reporting and auditing
Through the Group Guidelines, the largely unified articles of associations, the rules of procedure for the Management Body of the (local) companies, the signature rules which follow the four eyes principle and the individual requirements of the central departments, various items are subjected to a defined approval and reporting.

Further topics are discussed and agreed, experiences and information are exchanged and reported in regular meetings at the local or regional level or in departmental meetings.

The essential processes have been defined at Messer and often certified (e.g. ISO, GMP).

In order to comply with the Messer Code, the existing organisational structures should be resorted to. The individual departments, the persons responsible at the regional level, and the management bodies are directly responsible. This ensures the personally accountable implementation and compliance with the Messer Code for the respective area of responsibility.

With the support of Corporate Legal and Corporate Compliance, the Internal Audit carries out reviews lasting several days at regular intervals in all local companies. Thus, facts (e.g. articles of associations, business rules, signature rules, trainings provided, observance of reporting, etc.) relevant for the Messer Code are subjected a closer checking. Besides, individual departments also carry out detailed audits (e.g. SHEQ, Medical, IT). Remarks and improvement proposals are recorded in a report, which is forwarded to the Management Board of Messer SE & Co. KGaA. The implementation of improvement proposals is checked through follow-up audits within a given time frame.

Pending and potential/threatened litigations based on a certain value/risk are centrally queried every three months where the details regarding facts, litigation value, case status, process risk and, if necessary, reserves built or to be built are entered.

The Managing Directors/LCOs and BCOs are obliged to notify the CCO about suspected any case of a serious violation of the Messer Code. All the processes relevant for the Messer Code within the respective regional subsidiary or within the respective department must be reported to the CCO for the preceding year as part of an annual compliance report at the latest by 31 January.

The CCO reports to the Management Board of Messer SE & Co. KGaA regularly and in individual cases, on request, promptly about any serious violations of the Messer Code reported to him, otherwise reports once in a year.

Once a year, all local subsidiaries and central departments report to the VP Corporate Controlling relevant facts for the risk report. This is discussed in the Management Board of Messer SE & Co. KGaA, which will decide further on the required measures, if necessary. The Supervisory Board of Messer receives this report and, if necessary, also detailed clarifications on it by way of information.

Once a year Messer summarizes all activities in a sustainability report and gets it certified within the framework of the global reporting initiative (GRI).

Reporting compliance violations and established suspected cases
The Managing Directors and executives must organise their responsibility in such a way that reports of employees about the violation of applicable law or the Messer Code ("compliance violations") as well as reasonably suspected cases can be brought to their notice any time in order to ensure an immediate remedy.

The Guideline for reporting and handling rule violations at Messer describes how information on rule violations or on misconduct can be reported and how these are need to be dealt with.

A hotline:    +49 800 447 1000
and own email address: compliance@messergroup.com
are available for messages.

As part of reporting, a report has to be created, which will list the response to identified compliance violations. This should include a description of how the incident was investigated, the determination of the consequences of the identified wrongful conduct and the decision on further action.

The Managing Directors have to ensure through appropriate measures that all employees are informed about how and to whom the Messer Code violations should be reported, including the public notification of the hotline and compliance email address.

 

Bad Soden, 01. Juli 2023

Messer SE & Co. KGaA

Bernd Eulitz, Vorstandsvorsitzender *
Helmut Kaschenz, Chief Financial Officer *
Virginia Esly, Chief Operating Officer Europe *

 

* Vorstand der Messer Management SE als persönlich haftende Gesellschafterin und erweiterte Geschäftsleitung der KGaA

* Management Board of Messer Management SE as General Partner and extended management of KGaA